Record Retention Schedule

pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah Suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalan rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihar distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yan perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana da dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperluka lagi.
Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan kepu-tusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage) . Adapun penggolongan records menurut FX Sudjadi adalah sebagai berikut:
1. Records yang tidak penting (nonessential).
2. Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3. Records yang penting (important).
4. Records yang sangat pentmg (vital).

1. Records yang tidak penting
Records yang tidak penting di sini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu. Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang biasa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1. Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas.
2. Slip-slip surat pendaftaran pegawai.
3. Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, pe-resmian gedung dsb).
4. Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb ).
5. Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2. Records yang tidak dimanfaatkan
Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa. Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untu mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut suda dapat dimusnahkan. Sedangkan yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :
a. Surat-surat undangan rapat.
b. Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c. Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d. Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3. Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupur dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yan^ relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun. Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records in harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dai memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinue. Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari atau file kabine yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yanj disimpan terjamin. Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bis£ dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang. Yang tergolong ke dalam records yang penting adalah :
a. Dokumen-dokeumen penjualan.
b. Laporan-laporan keuangan.
c. Catatan-catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d. Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.

4. Records yang sangat penting.
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya samapai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya peru¬sahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau ins¬tansi tersebut. Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara baru kemudian sebelum dipindahkan ke tempat penyimpanan permanen reords yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a. Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai.
b. Surat perjanjian kontrak.
c. Surat-surat asuransi.
d. Surat-surat keputusan.
e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.
f. Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.


SUMBER MATERI: DARI INTERNET
Alamat URL:http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodule/pengantar_organisas_dan_metode/bab7_record_record_retention_schedule.pdf

NAMA : ASEP SOLEHUDIN
NPM : 31111244
KELAS : 1DB05

Read more »

PENGERTIAN FILING

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat – surat, catatan – catatan, perhitungan – perhitungan, grafik – grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat – tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?
1. dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikuti perubahan di waktu yang akan dating baik menyangkut masalah yang berhubungan dengan perencanaan,pengembangan perusahaan, maupun kemajuan dan perubahan organisasi.
2. Masalah keamanan penempatan FILING yang sebaiknya sewaktu – waktu jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena menyankut dengan proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manager sangat perlu diperhatikan.
3. FILING merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang sewaktu – waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
4. FILING yang dibuat setepat – tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai warkat atau PAPERS
Papers tersebut antara lain :
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat hutang
- Surat asuransi
- Surat penjualan barang
- Surat pengiriman barang dll
PENYUSUNAN PAPERS KE DALAM FILE
Untuk menunjang keamanan penyimpanan papaers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :
1. system penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya
b. Masalah yang akan dibahas, topic yang dibicarakan
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topic ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topic atau nama yang lainya.
2. system penyusunan papers menurut subyek
Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal ini surta atau subyek pokoknya jadi tidak semata –mata abjadnya saja.
3. system penyusunan papers menurut nomor
Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file – file kedalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs (adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian – bagian yang berbeda) dari masing – masing file yang dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomor surat. Penyusunan ini biasa digunakan untuk paper-papers seperti cek, wesel atau surat – surat berharga lainnya.
4. system penyusunan papers menurut daerah
File ini digunakan pada instansi atau perusahaan yang mempunyai kantor cabang.
Manfaat penggunaan system file ini yaitu dapat dengan mudah mengetahui luasnya wilayah penjualan atau tanggung jawab masing-masing cabang sehingga dapat membuat atau memperkirakan anggaran belanja, oengahasilan , biaya perseorangan yang dibutuhkan untuk memperlancar operasi perusahaan.
5. system penyusunan papers menurut waktu
Penyusunan file dilakukan dengan memperhatikan urutan waktu penerimaan papers dan jangan lupa system ini sangat ditunjang keberhasilannya dengan memakai system tabs.
Cara ini biasanya dipakai untuk mencatat semua tagiahan menurut urutan jatuh tempo atau pemberian kredit usaha ataupun korespondensi dan sebagainya.
Manfaat system ini bisa diketahui kapan suatu piutang sudah saatnya ditagih, beberapa jumlahnya dan berapa denda atau biaya ditanggung dalam jangka waktu pendek, kapan saat mendesaknya dan sebagainya.
PERKEMBANGAN PENYIMPANAN DATA
Perkembangan penyimpanan data yang diperlukan suatu perusahaan yang sewaktu – waktu dapat diambil dengan mudah cepat berkembang seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi di bidang teknik computer dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakannya mesin – mesin electronic data processing, pita suara, laser disc, compact disc dsb.
Ada batas – batas waktu tertentu suatu papers sudah tidak dibutuhkan lagi atau diperlukan surat – surat tertentu kita masukkan kedalam suatu file.
Kebijaksanaan tersebut yaitu maslah bagaimana penerapan suatu system filing benar – benar tepat dilakukan, bagaimana kegunaan penyimpanan suatu papers atau apa yang akan diperoleh dengan penyimpanan suatu papaers dapat kita pelajari dalam kebijaksanaan di bidang Records Retention Schedule.

SUMBER MATERI: DARI INTERNET
Alamat URL:http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab6_filing.pdf

NAMA : ASEP SOLEHUDIN
NPM : 31111244
KELAS : 1DB05

Read more »

KETERAMPILAN MEMBACA

KETERAMPILAN MEMBACA
Kterampilan belajar yang pertama dan utama yang perlu dikuasai oleh setiap mahasiswa ialah membaca buku pelajaran dan berbagai sumber pengetahuan lainnya seperti misalnya ensiklopedia dan majalah ilmiah. Membaca adalah serangkaian kegiatan pikiran seseorang yang di lakukan dengan penuh perhatian untuk memahami sesuatu keterangan yang di sajikan kepada indera penglihatan dalam bentuk lambang huruf dan tanda lainnya, jadi membaca bukanlah kegiatan mata memandang serangkaian kalimat dalam bahan bacaan, melainkan terutama adalah kegiatan pikiran memahami suatu keterangan melalui indera penglihatan.
Membaca merupakan suatu kegiatan belajar mahasiswa yang paling banyak memakan waktu dan memerlukan pemikiran sepenuhnya. Dengan keterampilan membaca buku setiap mahasiswa akan dapat memasuki dunia keilmuan yang penuh pesona, memahami khazanah kearifan yang banyak hikmat, dan mengembangkan berbagai kepandaian lainnya yang amat berguna untuk kelak mencapai sukses dalam kehidupan. Kegiatan membaca yang dilakukan secara terampil akan membukakan jendela pengetahuan yang luas, gerbang kearifan yang dalam, dan lorong keahlian yang lebar dimasa depan.
Kegiatan membaca tidak dapat diganti dengan sesuatu kegiatan lainnya. Seseorang mahasiswa tidak mungkin lulus dari perguruan tinggi tanpa membaca buku. Ia mungkin saja dapat lulus dari 1-2 mata pelajaran hanya dengan menghapal kitab soal-jawaban. Tetapi, sudah pasti mahasiswa itu tidak akan menjadi seorang sarjana yang bermutu tinggi tanpa membaca sendiri dengan jerih payah puluhan buku dengan isi yang mencapai jutaan kata.
Keterampilan membaca tidak hanya amat diperlukan di perguruan tinggi saja, melainkan kelak telah selesai pendidikan tinggi dan bekerja dalam masyarakat juga masih diperlukan. Dalam kehidupan masyarakat seorang yang telah terlatih menjadi seorang pembaca yang efisien mempunyai berbagai keunggulan di bandingkan dengan orang kebanyakan, karena ia dapat membuat hidupnya kaya dengan pengetahuan, penuh arti, dan luas cakrawalanya. Seorang pembaca yang efisien menunjukan 4 ciri sebagai berikut:
1. Mempunyai kebiasaan membaca yang baik, misalnya memusatkan perhatian secara sungguh-sungguh ketika membaca (tidak sambil mendengar radio) atau duduk tegak pada meja belajar (tidak membaca sambil tiduran di atas sofa atau tiduran sambil membaca).
2. Membaca secara cepat.
3. Dapat menangkap dan memahami isi dari bahan bacaannya.
4. Seusai membaca dapat mengingat butir-butir gagasan utama dari bahan bacaannya.

Read more »

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Rangkuman serta tambahan pribadi
Berikut adalah fakta pentingnya komunikasi dalam Organisasi.
Di dalam Organisasi pasti terdiri lebih dari 1 orang yang menjalankan organisasi tersebut. Organisasi tidak akan jalan jika di antara orang – orang tidak bisa berkomunikasi satu sama lain. Logikanya bagaimana bisa seorang pemimpin organisasi menyampaikan tujuan terbentuknya organisasi tersebut pada anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana pemimpin organisasi bisa membagi tugas untuk masing – masing anak buahnya jika tidak berkomunikasi ? bagaimana orang – orang bermusyawarah membicarakan organisasinya jika tidak komunikasi ?
Mungkin beberapa pertanyaan diatas sudah cukup jelas membuktikan seberapa pentingya komuniasi dalam berorganisasi. Setiap orang harus bisa berkomunikasi dengan baik jika ingin organisasinya meningkat. Ada banyak orang yang mengelola organisasi, artinya setiap orang mempunyai tugas masing – masing, disamping itu setiap orang juga mempunyai informasi terhadap tugasnya masing – masing. Info dari masing – masing orang itulah yang sangat dibutuhkan dalam organisasi tersebut untuk disampaikan dengan saling berkomunikasi setiap elemenya, karena setiap info dari orang yang satu dengan yang lain saling berkesinambungan untuk memastikan jalannya organisasi tersebut.
Jika kita jabarkan mengenai ‘pentingnya’ atau ‘manfaatnya’ daripada komunikasi di dalam berorgasasi, maka kita tak perlu panjang lebar menjabarkannya, yang perlu kita sadari adalah Organisasi tidak akan jalan tanpa adanya komunikasi, jadi inti daripada organisasi tersebut selain gagasan ide dibuatnya organisasi adalah komunikasi. Sehingga kita tak perlu menyakan lagi pentingya dalam berorganisasi jika sudah tau dampaknya jika tidak ada komunikasi dalam berorganisasi.
Bentuk – Bentuk Komunikasi
• Komunikasi Langsung
Cara penyampaian secara langsung secara lesan, sehingga feedbacknya juga di terima secara langsung.
• Komunikasi tidak Langsung
Cara penyampaiannya tidak langsung dengan si penerima informasi, bisa saja menggunakan text tertulis atau dengan perantara orang lain dalam penyampaiannya.
• Komunikasi Horizontal
Cara komunikasi dengan tujuan menjalin hubungan baik dengan sesame karyawan maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi kerjasama.
• Komunikasi Formal
Biasanya penyampaian komunikasi dari atasan ke bawahan, baik tertulis atau lesan. Jika laporan dari bawahan ke atasan biasa di sebut laporan
• Komunikasi Informal
Komunikasi informal bisa tersebar melalui kabar angin dari mulut ke mulut dan kebenarannya tidak dapat dipastikan.
Agar komunikasi dapat berjalan dengan lancer, dalam penyampaian berita kita harus :
1. Jelas Menggunakan bahasa yang baik dan benar serta tidak beribet.
2. Tepat Tepat sasaran dalam halo rang yang dituju dalam penyampaian informasi
3. Sasarana tujuan penyampaian informasi sebaiknya sama seperti yang di harapkan pengirim informasi
Meskipun terdapat banyak bahasa di Indonesia ini tetepai tetepa Ada bahasa persatuan agar semua orang dapat berkomunikasi antara satu dengan lain, hal ini digunakan dalam segala hal yang dapat memperlancar aktifitas sehari – hari.

SUMBER MATERI: DARI INTERNET
Alamat URL : http://coursemean.wordpress.com/2011/11/28/komunikasi-dalam-organisasi/


NAMA : ASEP SOLEHUDIN
NPM : 31111244
KELAS : 1DB05

Read more »

CARA BELAJAR YANG BAIK

Belajar pada umumnya dilakukan pada saat jam mata kuliah. Namun, untuk mendapatkan cara belajar yang efektif, belajar dibutuhkan waktu yang banyak. Tidak di jam kuliah saja, belajar wajib dilakukan saat dirumah. Belajar yang sukses tergantung dengan cara belajar masing-masing orang, setiap orang memiliki cara belajar yang berbeda. Namun, sebagian orang memiliki cara kerja otak yang sama, sehingga cara belajarnyapun sama. Berikut beberapa tips cara belajar yang baik.

1. Niatkan dalam diri, berikan motovasi belajar terlebih dahulu. Yakin dan berikan semangat dalam hati. Bahwa, dengan belajar kita dapat mendapatkan nilai yang baik di kampus
2. Mulai belajar dengan membaca terlebih dahulu. Setelah membaca, buat resume dari buku yang Anda baca. Membaca sambil menulis meningkatkan kinerja ingatan pada otak Anda.
3. Jika ada yang tidak dimengerti, jangan malu untuk bertnya. Dan jangan malu untuk menjawab pertanyaan dari orang lain. Belajar dari pertanyaan orang lain menambah pengetahuan Anda.
4. Hindari dari perbuatan mencontek. Kerjakan ujian dengan jawaban sendiri. Dengan begitu, Anda akan tahu, sisi mana yang belum diketahui, dan sisi mana yang harus dipelajari.
5. Belajar yang terlalu serius juga tidak baik untuk otak, beri jenjang waktu belajar dan refreshing. Bisa juga dilakukan dengan belajar kelompok, belajar kelompok menjadi alternative belajar yang efisien. Jika tidak ada yang dimengerti, Anda bisa bertanya langsung kepada teman belajar kelompok Anda.
6. Buat perencanaan waktu belajar yang baik. Misalnya, jika Anda masuk kuliah jam 8 sampai dengan jam 12 siang, berikan waktu 2 jam pada jam 7 malam sampai dengan jam 9 untuk mengulang pelajaran di kampus
7. Belajarlah dengan tekun, berlatih terus dengan berbagai soal pelajaran di kampus.

Ke 7 tips diatas tidak akan berarti jika Anda sendiri tidak memiliki motivasi untuk belajar, tingkatkan motivasi belajar Anda, lalu ikuti tips belajar efektif diatas, Barengi belajar dengan doa yang tulus kepada Tuhan, agar diberikan hasil yang maksimal, semoga sukses. Amiiiin

Read more »

Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja

>>Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja<<
Dalam mengartikan tata kerja,prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian unntuk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.
• Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
• Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.
• Sistem kerja merupakan susunan antara tatakerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.
Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan
dimana penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk
memahami, menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi,
baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.
Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :
1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi
Konsep dari sistem kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem
informasi, projects, rantai nilai, rantai supply dan kasus spesial lainnya.
2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja
Kasus spesial dari sistem kerja, sistem informasi dan projects mungkin
mewariskan elemen sistem, properti dan generalisasi dari sistem kerja
secara umum.
3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi
Sistem informasi yang ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja
yang mungkin tidak sama sekali, sebagian ataupun seluruhnya
menggunakan sistem informasi.
4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja
Kesatuan dari prinsip umum yang berhubungan dengan sistem kerja
merupakkan dasar dari metode sistem analisa dimana bisnis dan pekerja
IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi mereka.
5. Model siklus hidup sistem kerja
Sistem informasi dan sistem kerja
Aktifitas-aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari
aktifitas yang bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :
1. Mendapatkan informasi
2. Menerima informasi
3. Mentransmisikan informasi
4. Memanipulasi informasi
5. Menyimpan informasi
6. Menampilkan informasi
Misalnya:
Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:
1.Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.
2.Pengkodean buku atau coding
3.Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan
Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol dengan baik.
ANALISA JABATAN
Merupakan suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis yaitu :
1. apa yang dilakukan pekerjapada jabatan tersebut.
2. apa wewenang dan tanggung jawabnya.
3. mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan.
4. bagaimana cara melakukannya.
5. alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. besar upah dan lamanya jam bekerja.
6. pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan.
7. keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Job Description :
Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka (wawancara) – oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.
Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu–tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.
Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:
• Diskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.
• Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.
• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.
• Diskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.
• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.
Job Specification
Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan). Spesifikasi
jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:
1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)
Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.
2. Prasyarat Keterampilan (Skill)
Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.
3. Prasyarat Sikap (Attitude)
Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa – terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.

Sumber Materi: Dari Internet

Alamat URL: http://selimarselina.wordpress.com/2011/03/24/tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem-kerja/

Nama:  Asep Solehudin

NPM  : 31111244

Kelas :  1DB05

Read more »