Tugas ke-2

1. PROSES PERENCANAAN

Ø Pengertian Perencanaan

Perencanaanperencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat :
• Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
• rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat
• rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)
Proses perencanaan, terdiri dari :
• Menentukan tujuan perencanaan
• Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
• Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
• Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
• Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Kesimpulan:
Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan

dikerjakan.

Ø 4 Tahap Dasar Perencanaan

Menjelang akhir tahun, adalah saat yang tepat untuk merumuskan perencanaan usaha tahun mendatang. Berikut ini empat tahap dasar pembuatan perencanaan yang baik.

Tahap 1:

Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

Tahap 2:

Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

Tahap 3:

Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

Tahap 4:

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.

Ø Rencana Operasional 2010

Rencana Operasional (Renop) Pusat Studi Sejarah dan Ilmu-ilmu Sosial Universitas Negeri Medan (PUSSIS-UNIMED) tahun 2010, dibagi dalam empat aspek utama yang bertujuan untuk peningkatan kualitas dan daya saing, yakni:

1. Kegiatan yang terkait dengan riset dan pengembangan (research and development) dalam bidang Sejarah dan ilmu-ilmu sosial,

2. Kegiatan yang terkait dengan pengembangan studi Sejarah dan Ilmu Sosial melalui Seminar, lokakarya, pelatihan maupun pameran ataupun seni pertunjukan.

3. Kegiatan yang terkait dengan penerbitan hasil seminar dan Penelitian dengan taraf nasional (ISSN) dan

4. Peningkatan layanan perpustakaan dan akses media informasi.

Keempat aspek ini merupakan pilar utama yang menjadi sasaran Pussis-Unimed. Melalui penetapan pilar ini, diupayakan bahwa seluruh kegiatan akan mengacu kepada tiga aspek dan perpustakaan sebagai pendukung informasi, data dan dokumentasi. Pada tahun 2010, Pussis-Unimed menitikberatkan kegiatan berupa penelitian-penelitian kesejarahan dan ilmu-ilmu sosial serta pengembangan stakeholder untuk menopang kegiatan-kegiatan berikutnya. Hal ini diselaraskan dengan visi dan misi Pussis-Unimed terutama untuk mewujudkannya sebagai pusat data, informasi dan dkumentasi pembelajaran sejarah dan ilmu-ilmu sosial di Sumatra Utara. Dengan demikian, potensi-potensi yang ada akan difokuskan kepada terwujudnya visi tersebut.

Dengan demikian, Pussis-Unimed akan mencoba mengembangkan kegiatan berupa swakelola dan bekerjasama dengan instansi dan badan lain, demikian pula dengan cara melakukan kegiatan secara bersama-sama (korporasi). Hal ini dinilai lebih efektif, terutama untuk penyebarluasan informasi dan pengetahuan kepada masyarakat luas sebagai sasaran pengguna dari produk pengetahuan tersebut.

Mengacu kepada ke empat pilar kegiatan utama Pussis-Unimed tersebut diatas, maka pada tahun 2010, direncanakan kegiatan seperti dibawah ini, yaitu:

1. Pengembangan dan pemantapan Model Pembelajaran Wisata Sejarah Kota Cina Medan Marelan.

2. Pengembangan dan pemantapan Model Pembelajaran Wisata Sejarah ke Benteng Putri Hijau Delitua Namurambe Deliserdang.

3. Inventarisasi Situs Sejarah Kota Rentang Hamparan Perak.

4. Penulisan Buku Ajar Sejarah Sumatra Utara Tingkat SMA

5. Penulisan dan Penerbitan Jurnal Syajaratun Pussis-Unimed.

6. Inventarisasi situs Sejarah Pulau Kampai Kabupaten Langkat.

7. Focus Discusión Group (7 kali)

8. Pameran Arsip dan Dokumen Sejarah Kontekstual.

Melalui kegiatan PUSSIS-UNIMED diharapkan mampu memberikan kontribusi terbaiknya untuk pengembangan Ilmu Pengetahuan yakni menjadi pusat informasi dan dokumentasi.

Ø Penyusunan Rencana Strategis Sekolah

Banyak cara dalam penyusunan rencana strategik sebuah lembaga sesuai dengan konsep yang dikembangkan para ahli manajemen, akan tetapi bila sebuah lembaga telah memiliki acuan yang telah ditetapkan sebaiknya acuan tersebut sebagai rujukan utama. Teori dan konsep rencana strategi sebagian besar lahir dari konsep bisnis, misalnya: IE (Internal-Eksternal) matrik, SPACE (Strategic Position and Action Evaluation) matrik, Grand Strategy matrik, TOWS matrik dan BCG, dan sebagai penetapan alternative strategi dapat menggunakan QSPM (Quantitative Strategies Planning Matriks) . Diantara konsep-konsep tersebut yang tidak menggunakan parameter bisnis adalah: Matrik TOWS. Sehingga dalam penyusunan renacana strategis yang akan dibahas akan mengambil rujukan Inmendiknas No: 1/U/2002 yang menggunakan konsep TOWS matrik.

Pengembangan sistematika penulisan rencana strategi dimungkinkan untuk dikembangkan lebih rinci maupun lebih komprehensif, hal tersebut sangat tergantung pada kesiapan tim penyusun renstra lembaga yang bersangkutan. Dalam dokumen rencana strategik perlu dilampiri Renstra dalam bentuk matrik yang mengikuti format PS yang dikeluarkan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN). Dalam matrik tersebut telah tersusun sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dalam bentuk LAKIP.

Penyusunan rencana strategi sebuah lembaga yang perlu dipertimbangkan adalah adanya kaitan yang erat antara Renstra dan LAKIP, sehingga petugas penyusun laporan akuntabilitas akan dengan mudah melihat keterkaitan antara keduanya. Dengan logika demikian maka dapat disimpulkan bahwa laporan akuntabilitas tersebut merupakan satu tolok ukur keberhasilan dari renstra lembaga tersebut.

Semoga penjelasan teknis penyusunan dokumen renstra ini dapat membantu tim penyusun renstra lembaga untuk memahami langkah-langkah penyusunan. Akhirnya dengan harapan semoga penyusunan renstra di masing-masing lembaga memiliki persepsi yang sama dan tidak menutup kemungkinan setiap lembaga untuk mengembangkan sesuai dengan dinamika yang terjadi di lingkungan masing-masing.

Ø Faktor Waktu dan Perencanaan

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-
alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

2. PENETAPAN TUJUAN

Ø Misi Dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Ø Fungsi Tujuan

Sebelum menentukan tujuan-tujuan terlebih dahulu harus menetapkan misi organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi, misi organisasi adalah maksud khas dan mendasar yang membedakan organisasi.
              Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
Fungsi tujuan organisasi
1. pedoman bagi kegiatan, melalui penggambaran hasil akhir diwaktu yang akan datang.      Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus atau tidak dilakukan.
2. sumber legitimasi, melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya. Akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitarnya.
3. standar pelaksanaan, memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi organisasi).
4. sumber motivasi, karena sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. dasar rasional pengorganisasian, karena antara tujuan dan struktur organisasi saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.
              Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif

Ø Management By Objective (MBO)

Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.

Untuk mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak internal di perusahaan.
Pimpinan dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.

Untuk pelaksanaan MBO, maka di butuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
• Tahap Persiapan, dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
• Tahap Penyusunan, dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
• Tahap Pelaksanaan, dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi, koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
• Tahap Pengendalian, Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan keseluruhan dalam perusahaan.

Penilaian Kinerja diukur dengan : Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.

3. PEMBUATAN KEPUTUSAN

Ø Tipe-Tipe Keputusan

Pembuatan keputusan dapat didefinisikan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pembuatan keputusan ini tidak hanya dilakukan oleh para manajer puncak, tetapi juga para manajer menengah dan para manajer lini pertama. Setiap jabatan seorang dalam organisasi menyangkut berbagai derajat pembuatan keputusan, bahkan untuk pekerjaan rutin sekalipun dan dalam macam organisasi apapun.
Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Salah satu metoda pengklasifikasian keputusan yang banyak digunakan adalah dengan menentukan apakah keputusan itu diprogram atau tidak. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidakpastian.

Ø Proses Pembuatan Keputusan

1. pemahaman dan perumusan masalah

manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian- bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan

menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

7. evaluasi atas hasil keputusan

implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

4. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUAT KEPUTUSAN

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar.
Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.
Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual.
Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.
Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.
Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.

Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.

5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

KOMENTAR:

Bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan dan tugas yang diselesaikan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

Sumber Materi: Dari internet

1). Alamat URL: http://adipurnama.blogdetik.com/2011/01/21/pengertian-perencanaan/

http://wacanamitra.blogspot.com/2010/09/tahap-dasar-perencanaan_12.html

http://pussisunimed.wordpress.com/2010/02/05/rencana-operasional-2010/

http://gloriasuter.wordpress.com/2009/10/18/penyusunan-rencana- strategis- sekolah/

http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/faktor-waktu-dan- perencanaan.html

2). Alamat URL: http://adehanisah.blogspot.com/2011/05/misi-dan-tujuan-organisasi.html

http://yasier-timetoshine.blogspot.com/2009/10/18-oktober-2009fungsi-tujuan- organisasi.html

http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2010/08/27/management-by-objective-mbo/

3). Alamat URL: http://tukangblog.blogspot.com/2011/04/tipe-tipe-keputusan.html

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_11185/title_proses-pembuatan-keputusan/

4). Alamat URL: http://putriluviani.blog.com/2011/11/09/33/